НСИ в 1С

Без НСИ невозможно подготовить корректную управленческую отчетность, особенно если вы крупная корпорация или крупный холдинг, у которого много филиалов в разных уголках мира и в нашей стране.
Если в бизнесе не регламентированы правила, кто, что, как и когда заполняет НСИ, в какой-то момент в любой системе, независимо от того, какая это система, чаще всего наступает такой момент, что никто не знает точно, где какие позиции в справочниках работают, а где нет, какие задублировались, а какие нет.
Искажение данных о товарах в справочниках может привести к ошибкам при прогнозировании и неправильному планированию закупок, что в свою очередь может привести к потере денежных средств. Также ошибки в НСИ ведут к путанице в работе всех отделов компании — от заводов до продаж. Топ-менеджмент может принять опасные для бизнеса решения.
Что такое НСИ, что из себя представляет система НСИ, какие существуют виды справочной информации, — разберемся в новой статье от экспертов КомЛайн.

К чему приводят ошибки в НСИ

Если не привести в порядок базу нормативно-справочной информации, могут возникнуть трудности.
Представим себе такую ситуацию. У холдинга есть отдел производства и продаж со множеством филиалов по всей стране. Если холдинг не нормализовал свою информацию, то есть не навел порядок в НСИ, то возможна такая ситуация. У холдинга существует база товаров, информацию в нее могут заносить и головной офис и сотрудники в регионах. Поэтому в базе есть товар под наименованием как «Масло вологодское 82%», так и «Вологодское масло 82%». Все это будут разные позиции. Далее холдинг подводит итоги года и видит, что «Масло вологодское 82%» не продается. Оказывается, шапка задвоилась в системе и она одна и та же. А сотруднику холдинга придется потратить много времени, чтобы найти и устранить эту проблему.
Или, например, в базе поставщиков есть «ООО База Продукты» и просто «База Продукты». Если не сверить их ИНН, можно подумать, что это два разных поставщика. Если информация из наших примеров попадет в отчетность, то холдинг не сможет корректно оценить свои затраты и прибыль. А это значит, что пользователи и топ-менеджеры могут допустить ошибку, решая задачу, как оптимизировать затраты.
Поэтому решение подобных задач — реализация и ведение системы управления нормативно-справочной информацией. 

НСИ в 1С что это

MDM, или система управления НСИ состоит из справочников. Простыми словами, справочник — это таблицы, списки, в которых хранятся данные различного типа в разнообразных корпоративных системах, например, в 1С. Это основные разрезы деятельности предприятий, основные аналитики.
К НСИ относятся базовые классификаторы, почтовые адреса, страны мира, банки, справочник «Номенклатура», «Контрагенты», в т.ч. клиенты и поставщики, «Статьи движения денежных средств», «Статьи затрат», «Единицы измерения» и т.д. Все справочники, которые являются аналитическими разрезами. Также это могут быть списки сотрудников, покупателей, номенклатуры, поставщиков и различных других сущностей, причем по каждой позиции может храниться разная дополнительная информация. Например, вес, объем, масса-нетто и др. Все это факты говорят о нормативно-справочной информации — НСИ.
Теперь, примерно представляя себе типичный справочник, можно дать определение нормативно-справочной информации. НСИ — это справочники, которые необходимы для осуществления учетных операций. В них хранится информация, которая используется много раз.
Для компании НСИ это своего рода язык общения. Или другими словами, это единый источник правды, которым пользуются как на заводе, так и в отделах продаж и бухгалтерии, причем эти данные должны быть синхронизированы.

Преимущества и сильные стороны от внедрения НСИ

Автоматизация деятельности крупных предприятий — сложный и ответственный процесс и, как правило, требует тщательного планирования и продумывания структуры НСИ, чтобы решить цели и задачи, стоящие перед компанией. Однако эффект от внедрения системы управления НСИ может быть существенным, к нему относятся: 

• Оперативный ввод элементов НСИ в единую систему, их обработка и контроль.
• Консолидация унифицированных данных в едином корпоративном хранилище.
• Управление информацией из разных источников.
• Исключение дублирования элементов справочников. Устранение расходов на отслеживание сомнительной и неактуальной информации.
• Ускорение расшифровки релевантных данных для подготовки отчетности, соответственно, своевременное получение консолидированной отчетности, повышение ее точности и качества.
• Создание единого информационного пространства внутри организации, сокращение финансовых затрат на создание консолидированной отчетности.
• Обеспечение высокого уровня актуальности, полноты, достоверности и целостности справочников.
• Повышение прозрачности в отслеживании изменений данных и внедрение новых бизнес-метрик для оценки качества информации.
• Качественное отслеживание состояния склада, снижение остатков непроданных товаров и связанных с ними расходов. Оптимизация использования складских запасов.
• Уменьшение задолженности благодаря единому списку контрагентов.

Справочники в 1С:ERP

Начнем с того, что нужно определить две валюты перед вводом первоначальных данных: одна национальная валюта — для регламентированного учета, другая — для оценки данных в управленческом учете, валюта управленческого учета, соответственно. Все это можно настроить в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Предприятие — Валюты».

Также нужно сформировать список организаций, которые входят в состав вашего предприятия. Для этого нужно сначала зайти в настройки «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Предприятие» и установить флажок «Несколько организаций». Здесь же можно активизировать подразделение.

Информация об организациях, филиалах и других подобных подразделениях регистрируется в разделе «НСИ и администрирование — НСИ — Организации». Этими компаниями могут быть как юридические, так и физические лица. Для каждой организации необходимо будет определить систему налогообложения, список банковских счетов, список касс для получения наличных. Списки отделов и сотрудников также вводятся в систему, только они не разделяются по этим организациям.

Чтобы активизировать использование подразделений, необходимо зайти в раздел «НСИ и администрирование — НСИ — Структура предприятия — Физические лица». К физическим лицам относятся сотрудники, подотчетные лица, торговые агенты и другие лица, с которыми работает предприятие. Лица с правом подписи регистрируются по следующему адресу «НСИ и администрирование — НСИ — Лица с правом подписи».

Справочник «Партнеры» включает в себя клиентов, поставщиков, перевозчиков и конкурентов. Партнеров можно настроить в разделе «НСИ и администрирование — НСИ — Партнеры». Регламентированная информация о партнерах хранится в каталоге «Контрагенты».

Номенклатура — что это такое

Номенклатура — это товары, материалы, сырье, полуфабрикаты, продукция, услуги, работы и тара (упаковка), которые фигурируют в документах, оформляемых на предприятии. Все это можно настроить в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Номенклатура». 

А создавать новые позиции товаров можно через пункт меню «НСИ и администрирование — НСИ — Номенклатура».

Разновидности и состав номенклатуры

В 1С:ERP можно настроить различные классификаторы номенклатуры.
Существуют «Виды номенклатуры» — ассортимент или объединение разных позиций по некоторым общим признакам. Например, молочная продукция, алкогольная продукция и т.д. Настроить можно в разделе «НСИ и администрирование — НСИ — Классификаторы номенклатуры — Виды номенклатуры».

Также номенклатура классифицируется по качеству, ценовым группам и другим классификаторам. Еще существуют  типы номенклатуры, не стоит путать их с видами. Типы номенклатуры заранее предопределены в системе, можно только указать конкретный тип в чекбоксе: «Товар», «Работа», «Услуга», «Тара» и «Набор» (комплект, который собирается в процессе отгрузки).

Если вашей компании требуется поддержка в работе с нормативно-справочной информацией, мы будем рады вам помочь. Связаться с нашими специалистами вы можете на сайте или по телефону +7 (843) 200-11-22 (г. Казань).